Як правильно складати накази у закладі освіти? Рекомендації від Олени Святенко та Сергія Горбачова

Наказ керівника — це розпорядчий документ, який фіксує управлінське рішення та має юридичну силу. Від того, наскільки грамотно він складений, залежить не лише успішне проходження аудиту, а й дотримання прав усіх учасників освітнього процесу.

Для роз’яснення складнощів діловодства ми залучили експертів: заступницю начальника - начальницю відділу оцінювання закладів освіти управління інституційного аудиту Державної служби якості освіти України Олену Святенко та першого Освітнього омбудсмена України (2019–2024 роки) Сергія Горбачова.

Нещодавно медіа НУШ розповідало про “Завершення навчального року 2025–2026: покроковий алгоритм для заступника директора”. Стаття викликала великий інтерес серед читачів, адже чіткі інструкції — це те, чого завжди потребує практик. Сьогодні ми вирішили продовжити нашу розмову, але змінити фокус із суті процесів на їхню форму.

В цій публікації ми розкажемо:

• Як правильно скласти наказ з точки зору діловодства.
• Як оформити зміст розпорядчої частини та які фрази є формальними.
• Надаємо перелік “порожніх” слів та дієвих.
• Про управлінські помилки, які можуть стати фатальними при розгляді скарг.
• Коли видання наказу обов’язкове, а коли – ні?
• Чи варто підписувати та виконувати наказ, з яким ви не згодні?

Пані Олено, продовжуючи тему управлінської діяльності, хочеться поговорити саме про форму наказів. Адже наказ — це юридичний акт, і дуже важливо розуміти, як його правильно складати з точки зору діловодства. Якою є структура розпорядчого документа та які обов’язкові елементи мають бути в його тексті, щоб він був правомірним?

Олена Святенко:

Наказ — це не просто папірець, це фундамент вашої юридичної безпеки. Згідно з Інструкцією з діловодства (Наказ МОН №676 від 25.06.2018), правильний наказ має чітку “анатомію”. Якщо хоча б один елемент випадає — документ втрачає свою бездоганність.

Але як саме виглядає ця “золота пропорція” розпорядчого документа? Щоб не гадати, де ставити двокрапку і як правильно індексувати папери, звернемося до першоджерела. Розділ III Інструкції — це фактично покроковий алгоритм, який перетворює звичайний текст на легітимне рішення керівника.

Ось концентрована витяжка ключових вимог, які мають стати “дорожньою картою” для вашої канцелярії:

1.Наказ - розпорядчий документ, який видає керівник закладу на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими. Накази видаються з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань закладу, а також руху учнів.

2.Накази з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань, руху учнів/вихованців підписуються керівником закладу, а за його відсутності – особою, яка виконує його обов’язки, та реєструються в журналах реєстрації наказів.

3.Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

4.Наказ оформлюється на бланку наказу закладу.

5.Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” та складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження…”, “Про створення…”) або іменника (“Про підсумки…”).

5.Текст наказу з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та руху учнів/вихованців складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

• У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу.
• Розпорядча частина наказу починається із слова “НАКАЗУЮ”, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
• Якщо наказ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.

6.Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, руху учнів/вихованців, адміністративно-господарських, кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію.

• З метою розрізнення груп наказів до реєстраційного індексу наказу через дефіс додається літерна відмітка, наприклад:
• адміністративно-господарські питання - № 2-г;
• кадрові питання - № 2-к;
• надання щорічних основних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням працівників - № 2-в;
• рух учнів/вихованців - № 2-у.

- З формою та обов’язковими реквізитами зрозуміло. Але чимало запитань виникає саме до змісту розпорядчої частини. Часто в наказах можна зустріти розмиті, суто формальні фрази. Як правильно працювати з текстом, щоб наказ був дієвим інструментом управління?

Олена Святенко:

Уникати порожніх фраз треба не тільки молодому, а й досвідченому управлінцю. Дуже часто в нас буває не лише в наказах, а й у рішеннях: по-перше — знеособленість, по-друге — загальність. Є слова, які я називаю “стоп-кранами” для ефективного менеджменту.

Список “порожніх” слів (уникайте їх):

Ці слова не несуть юридичного навантаження, їх неможливо виміряти чи проконтролювати:

• Посилити/активізувати (на скільки відсотків? у яких одиницях?).
• Поглибити/розширити (це художні образи, а не адміністративні дії).
• Взяти до уваги (це не дія, це просто факт прочитання).

Словник дієслів дії, які варто використовувати:

Адміністративний наказ має “штовхати” процес уперед. Використовуйте слова, що вимагають конкретного результату:

• Розробити (план, графік, положення).
• Забезпечити (умови, виконання, фінансування).
• Провести (моніторинг, нараду, діагностику).
• Організувати (процес навчання, реєстрацію).
• Здійснити/надати.

Порада від експертки: Однією з головних помилок у діловодстві пані Олена вважає відсутність конкретного виконавця. Наказ, у якому не вказано прізвище, — це наказ, який ніхто не виконає.

Золоте правило: уникайте знеособленості.

• Непрофесійно: “Посилити контроль за веденням класних журналів”. (Хто має посилити? Як саме?)
• Професійно: “Заступнику директора з НВР (прізвище, ініціали) забезпечити щотижневий моніторинг заповнення вчителями-предметниками електронних журналів та щоп’ятниці доповідати про результати”.

Порада від експертки:

Коли ви формулюєте розпорядчу частину, уявляйте, що це інструкція для людини, яка вперше бачить цей документ.

Дотримання інструкцій — це база. Але за кожним підписом директора стоїть доля вчителя чи учня. До нашої розмови долучається Сергій Горбачов. Його п’ятирічний досвід на посаді омбудсмена — це тисячі розглянутих звернень від учителів, батьків та директорів. Саме через цей досвід він бачить наказ не просто як аркуш паперу, а як інструмент, що може або захистити учасників освітнього процесу, або стати причиною тривалого конфлікту.

Пане Сергію, за час вашої роботи омбудсменом ви бачили сотні конфліктів, які виникали “на рівному місці” лише тому, що наказ не видали або написали його недбало. Не називаючи конкретних імен, згадайте: яка управлінська помилка в оформленні наказів траплялася найчастіше і ставала “фатальною” під час розгляду скарг? Чого цей досвід може навчити директора, який вважає, що “ми і так домовимося”, і як вчителю розпізнати, що його права вже почали порушувати через таку відсутність документа?

Сергій Горбачов:

Тут насправді два запитання, і в цих проблем є два суб’єкти: керівник і педагогічний працівник. І з кожного боку є свої особливості сприйняття підготовки роботи з наказами.

Якщо говорити про критичні помилки, яких допускаються керівники у наказах, то це відсутність повних реквізитів наказу:

• установа;
• дата;
• місце;
• назва наказу.

Особливо треба звернути увагу на змістовну назву наказу: дуже неконструктивно назвати наказ беззмістовно, наприклад “Про атестацію”. Більш точно “Про проведення атестації педагогічних працівників у 2025/26 навчальному році”. Так само - якщо не вказані конкретні виконавці та терміни виконання і немає вказання на те, хто саме має контролювати виконання наказу.

Крім того, суттєвим недоліком буде, якщо у преамбулі не вказані підстави для видання наказу. Тобто немає посилань на конкретні події, факти, документи, які викликали необхідність видати цей наказ. Це особливо стосується наказів, які зачіпають конфліктні теми стосунків у колективі: між учителями, між учителями й адміністрацією, учнями, батьками. Тому перше, що має зробити керівник, складаючи наказ, — це чітко визначити, що саме стало підставою для його підготовки та видання.

Дуже часто в преамбулі наказу, яка нібито пояснює необхідність його видання, міститься оціночне судження, а не факт або конкретний документ, що є підставою для видання наказу.

Наприклад, у преамбулі наказу сказано: “вчитель такий-то допустив неетичну поведінку”, але немає жодного слова чи підтвердження, коли саме це сталося, за яких обставин, яким чином усе це відбувалося. Зрозуміло, що в преамбулі немає сенсу і, власне, місця, щоб це все детально описувати, хоча, принаймні дату та місце події варто вказати, або вказати документ (наприклад, керівник закладу отримав доповідну, заяву батьків або якийсь інший документ чи повідомлення). І це повідомлення або документ обов’язково має бути в додатку до наказу.

Проте складність полягає не лише в тому, як сформулювати преамбулу, а й у тому, щоб вчасно зрозуміти: чи потрібен наказ взагалі? Адже іноді відсутність документа створює більше проблем, ніж його неправильне оформлення.Часто керівник просто не знає, що на певну дію обов’язково потрібен наказ, або не розуміє, як його сформулювати, щоб він не виглядав як твір на вільну тему. В університетах цьому не вчать, тож керуватися доводиться лише Інструкцією № 676.

– Як директору знати, коли наказ є обов’язковим? Де ви порадите шукати знання та “надивленість” молодим управлінцям, щоб їхні накази були не просто паперами, а логічними та законними рішеннями?

Сергій Горбачов:

Є циклограма наказів з основної діяльності по закладу освіти. Тобто кожного року треба видавати певні накази з регулярною періодичністю: перед початком навчального року, перед закінченням семестру, на початку семестру тощо. Таких порад доволі багато, і, власне, ця стаття — один із варіантів таких підказок.

Якщо говорити про ситуації більш нестандартні, то можна використати принцип значущості події. Якщо подія, яка стається внаслідок управлінського рішення, має певні наслідки для учнів, вчителя чи батьків — зміну розпорядку роботи, навантаження, заробітної плати, формату спілкування тощо, — то в таких випадках наказ обов’язковий. Бо він впливає на те, що відбувається у закладі освіти, що відбувається з колегами, батьками, учнями тощо.

Однак наказ — це документ двосторонньої дії. Якщо для керівника це спосіб зафіксувати рішення, то для педагога — це офіційні умови його праці, які він підтверджує своїм підписом. І вчителю важливо не просто формально ставити прізвище у графі “Ознайомлений”, а розуміти зміст документа.

- Пане Сергію, на що вчителю дивитися в першу чергу, коли йому приносять наказ для ознайомлення? Які ознаки в тексті мають стати сигналом: “Стоп, це порушує мої права або ставить мене під удар”?

Якщо говорити про те, як саме вчитель має вивчати наказ, то, звісно, перше, що має бути в наказі, — це наявність абсолютно обов’язкових елементів наказу, за відсутності яких він просто буде нечинним. Тобто місце видання, суб’єкт видання (хто його видав), дата, змістовна назва наказу.

Так само треба звертати увагу на те, чи вказані фактичні обставини, обов’язкове зазначення нормативної бази, на якій ґрунтується наказ. Бо наказ — це фіксація управлінського рішення, яке має бути виконане, проконтрольоване і за яке хтось має нести відповідальність.

І дуже правильно, коли в наказі вказані виконавці з конкретними термінами виконання.

Проте теорія діловодства часто стикається з реальністю, де розпорядження віддаються усно, “на бігу” або в месенджерах. У таких ситуаціях педагог опиняється перед складним вибором: виконати вказівку керівництва чи ні.

- Як вчителю конструктивно відмовитися виконувати розпорядження, якщо воно не підкріплене наказом, щоб не зіпсувати стосунки з адміністрацією?

Найпростіший і найбільш конструктивний варіант — ввічливо попросити письмове розпорядження про виконання певної дії.

Але треба розуміти, що будь-яка відмова від виконання усних розпоряджень керівництва — це вже потенційний конфлікт з керівником.

Тому чесна відповідь така: кожен вирішує для себе - чи захищати свої права у законний спосіб, чи уникати конфліктного спілкування з керівництвом і погоджуватися на виконання всіх усних розпоряджень.

– У яких випадках ви радите вчителю не просто ставити підпис, а писати “Ознайомлений, але не згоден”? Чи має такий запис реальну юридичну силу під час розгляду скарги в офісі омбудсмена?

Сергій Горбачов:

По-перше, відмова від ознайомлення з наказом нічого не дасть. Є чинний порядок, за яким у випадку відмови від ознайомлення з наказом керівник має право скласти акт про те, що наказ був доведений, але людина відмовилася з ним ознайомитися.

Стосовно незгоди з наказом — звісно, людина має право під час ознайомлення вказати будь-яку свою думку. Але це не означає, що наказ не треба виконувати. Якщо співробітник отримав наказ, належним чином оформлений і виданий керівництвом закладу або установи, цей наказ має бути виконаний.

Якщо людина з ним не згодна, вона може його оскаржити, але лише після виконання. Не виконувати наказ на тій підставі, що він не подобається або людина вважає його неправильним, — незаконно.

Єдиний виняток — коли виконання наказу створює реальні ризики життю і безпеці людей. Такий наказ виконувати неприпустимо.

Ми детально розібрали форму, зміст і навіть психологічні аспекти взаємодії між керівником та підлеглим. Стає зрозуміло, що якісний наказ — це не про бюрократію, а про взаємну повагу та прозорість правил гри.

Щоб ваші розпорядчі документи працювали на користь закладу, пам’ятайте про три головні складники:

1. Юридична точність. Дотримуйтеся вимог Інструкції № 676. Правильні реквізити, індекси та структура — це ваш захист під час перевірок та аудитів.
2. Адміністративна конкретика. Використовуйте дієслова дії та завжди вказуйте прізвище відповідальної особи. Наказ має бути зрозумілим інструментом, а не “твором на вільну тему”.
3. Правова відповідальність. Пам’ятайте, що будь-яке рішення має ґрунтуватися на фактах і документах, а не на оціночних судженнях.

Грамотний наказ — це лише частина успішного управління. Попереду чекає один із найвідповідальніших етапів року — формування майбутніх перших класів.

Нагадаємо, раніше медіа НУШ розповідало, як підготуватися до “Завершення навчального року 2025/2026” з наданням покрокового алгоритму для заступника директора - від безпекових протоколів випускних, підготовкою наказів та стратегії на наступний рік.

Як організувати процес зарахування так, щоб він був прозорим для батьків? Які документи є обов’язковими, а які вимоги — застарілими? Про всі тонкощі прийому дітей до першого класу читайте у нашому наступному матеріалі.

Фото надані Оленою Святенко та Сергієм Горбачовим, топ-фото Freepik