Автономна бухгалтерія – як її запровадити та чому директори шкіл її прагнуть

Закони “Про освіту” та “Про повну загальну середню освіту” закріпили право шкіл на фінансову автономію, хоча й до цього деякі з них могли похвалитися незалежним бухгалтерським обліком. “Нова українська школа” поговорила з директорами шкіл про переваги й недоліки своєї бухгалтерії.

Читайте в статті про те:

• чи вигідна школі фінансова автономія;
• як зробити її справді ефективною;
• інструкція, як розпочати фінансову автономію в школі;
• плюси й мінуси, підводні камені;
• чого не вистачає школам для запровадження фінансової самостійності.

ПЕРЕВАГИ ФІНАНСОВОЇ АВТОНОМІЇ

“Давайте я поставлю риторичне питання, – розпочинає пояснення директор Стрийської ЗШ І ступеню №11 Сергій Запісов, – де легше управляти фінансами: у межах бюджету територіальної громади чи окремої установи? Відповідь очевидна.

Усе ж таки, в умовах децентралізації можна більш точно виписати доходи та видатки в кошторисі, залучати позабюджетні кошти під проєкти чи програми, більш дієво брати участь у проєктах на краудфандингових платформах, залучати гранти, надавати додаткові освітні послуги, здавати в оренду приміщення чи територію, навіть банально – сортувати сміття й на цьому також заробляти.

У всієї шкільної громади з’являється відчуття дотичності до шкільної родини. Звісно, це за нормальної комунікації керівника, заступників, чіткої та прозорої фінансової звітності. Зрештою, здебільшого батьки таки хочуть брати участь у житті школи, у тому числі й фінансово, однак також хочуть бачити якісні зміни, чіткий контроль і зрозумілу фінансову звітність“.

Шведсько-український проєкт “Підтримка децентралізації в Україні” в співпраці з програмою польського співробітництва з розвитку від Міністерства закордонних справ Республіки Польща два роки тому розробив методичний посібник “Автономія як шлях до ефективного менеджменту школи”. Один із розділів присвячений фінансовій автономії.

У посібнику називають такі переваги фінансової автономії:

• підвищення ефективності планування та використання коштів;
• збільшення ефективності використання майна;
• посилення рівня відповідальності керівника закладу освіти;
• залучення стейкхолдерів до управління фінансами закладу;
• ефективність залучення позабюджетних коштів.

“Ми використовуємо трішки інший термін – “децентралізований бухгалтерський облік”, – розповідає Сергій Запісов. – Це – перший крок до фінансової автономії закладу освіти, яка прописана в законі “Про повну загальну середню освіту”. Це одна з чотирьох складових автономії освітньої установи (є організаційна, кадрова, академічна і, власне, фінансова автономії).

Одразу скажу, що саме фінансова автономія – найскладніша в реалізації та вимагає значних інтелектуальних, кадрових, навіть емоційних ресурсів”.

У посібнику написано, що фінансова автономія дає змогу не лише продумано використовувати кошти державного та місцевого бюджетів, але й легально отримувати додатковий прибуток та використовувати його на потреби школи.

Освітні заклади можуть використовувати такі шляхи для отримання додаткових коштів:

• благодійні внески. Ідеться і про батьківські внески, і про меценатів та спонсорів. Завдяки спецрахунку, ці фінанси – легальні. Їх можна використовувати як для конкретних завдань (якщо в платежі вказано призначення), так і на розсуд закладу освіти (але виключно на потреби, пов’язані з основною діяльністю). Але “варто пам’ятати, – написано в посібнику, – що будь-які прямі виплати коштів батьками працівникам школи є незаконними й підпадають під дію статей Кримінального Кодексу України”;
• надання платних послуг. Це додаткові заняття з учнями, що не передбачені навчальним планом, або надання освітніх послуг населенню;
• оренда приміщень. Насамперед, тут ідеться про приміщення (і території) закладу, які не використовуються в освітньому процесі, або про позашкільний час. Але важливо звертати увагу, щоби діяльність орендарів не перешкоджала освітньому процесу та не погіршувала санітарні умови, а також була безпечною для учнів та персоналу школи.

Інші джерела називають додаткові переваги незалежного фінансування:

• перехід від отримання коштів за КЕКВ (вид економічної класифікації видатків у бюджеті) до фінансування єдиною сумою (усі матеріальні потреби школи з централізованою бухгалтерією розподілені за КЕКВ. Коли від директора надходить запит на придбання певного приладдя чи матеріалів, йому виділяють суму, закріплену за відповідним КЕКВ. Він не має права витратити її на щось інше, навіть якщо виникла нагальна потреба (наприклад, потекла труба). Натомість, у разі автономної бухгалтерії керівник має право самостійно вирішувати, які питання є першочерговими);
• економія на комунальних платежах (наприклад, школа може укладати угоди з постачальниками послуг напряму й обирати найвигідніший варіант);
• самостійний вибір підрядників;
• самостійне здійснення закупівлі;
• впровадження сучасних програмних продуктів, особливо у сфері бухгалтерії;
• можливість спрямовувати кошти на премії персоналу.

“Безумовно, у децентралізованій бухгалтерії є чимало переваг, – каже Лілія Матяшова, директорка НВК №25 “Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, природничо-математичний ліцей”, центр позашкільного виховання “Ліра” Кропивницької міської ради, де автономна бухгалтерія запроваджена ще 1995 року, – я не хвилююсь про те, якого кольору фарбу мені привезуть, а маю змогу купити її стільки, скільки мені потрібно, і тоді, коли потрібно. Натомість, централізована бухгалтерія може купити 5 тонн білої, 5 тонн зеленої, 5 тонн синьої – і школа змушена погоджуватися на те, що їй пропонують у певний момент, бо потім може й не бути.

Ми за цей рік зекономили на закупівлі кухонного обладнання 25 тисяч гривень, ще 38 тисяч – на закупівлі комп’ютерного обладнання. Тому що мали змогу проводити тендери самостійно, за спрощеною чи загальною процедурою. І, зрозуміло, обирали найбільш економічно вигідні пропозиції, адже в наших інтересах – зекономити й мати змогу придбати в школу щось іще“.

ПІДВОДНІ КАМЕНІ ФІНАНСОВОЇ АВТОНОМІЇ

Традиційно школи фінансуються з державного та місцевого бюджетів, а керування надходженнями та витратами відбувається на рівні управлінь та департаментів освіти. У результаті, навчальні заклади лишаються обмеженими в розв’язанні нагальних потреб у господарській діяльності. Розробники методичного посібника “Автономія як шлях до ефективного менеджменту школи” вбачають у цьому кілька ризиків для подальшого розвитку навчальних закладів:

• маючи постійні надходження бюджетних коштів, школи не надто зацікавлені задоволенням потреб своїх кінцевих споживачів (учнів, батьків), а отже – не ініціюють інноваційні зміни та підвищення якості послуг;
• наявний механізм бюджетного фінансування є недостатнім для стимулювання закладів оптимізувати витрати;
• заклади, що мають потенціал для збільшення освітніх послуг населенню (вільні приміщення, обладнання, ділянки) і залучення позабюджетних коштів, обмежені у своїх повноваженнях, а їхні ресурси використовуються неефективно.

Водночас, є й ризики запровадження фінансової автономії школи:

• неготовність закладів та їхніх керівників до управління фінансами;
• зростання кількості працівників бухгалтерських служб;
• ймовірна послабленість фінансової дисципліни;
• ймовірне зниження ефективності використання коштів.

Варто пам’ятати, що заклад освіти, що отримав фінансову самостійність, лишається в підпорядкуванні місцевого управління освіти, і фінансування буде надходити через нього. Це означає, що:

• кошториси потрібно погоджувати з управлінням;
• бюджетне фінансування надходитиме також через управління чи департамент освіти;
• звіти до органів Казначейської служби потрібно подавати, знову таки, через департамент чи управління, що дає змогу цим органам збирати та аналізувати дані зі всіх підпорядкованих їм закладів освіти.

“Щодо контролю, то “охочих” аж забагато, – коментує Сергій Запісов. – Треба зауважити, що фінансова автономія не означає фінансової незалежності. Безпосередній контроль здійснює засновник, а під час роботи контролюватимуть різні органи контролю та перевірки. Їх в Україні багато: Державна аудиторська служба (ДАСУ), Державна казначейська служба (ДКСУ), Антимонопольний комітет (АМКУ), прокуратура й далі за списком…

Зараз триває мораторій на безпосередні перевірки, деякі проводять дистанційно, ще деякі перенесені через COVID-19. Головне – працювати так, щоби не було підстав для позапланових перевірок. Треба розуміти, що “вкрасти” чи м’яко скажемо, використати нецільово кошти нереально, адже кожна копійка чітко контролюється, у тому числі й позабюджетні кошти, які також обліковуються в органах казначейської служби.

З погляду бухгалтерського обліку, від часу їх зарахування на рахунки, вони стають державними й підлягають відповідному обліку, як і всі інші кошти. Єдине – спільно з піклувальною радою чи батьківськими структурами школи можна ухвалити рішення щодо їх цільового використання. Але, скажу відверто, це настільки забюрократизована справа, що інколи не доцільно проходити “три кола пекла” заради невеличких сум“.

Також Сергій наголошує, що із запровадженням фінансової автономії зміниться рівень відповідальності керівника школи. Фінанси й “господарка” будуть займати значний час директора. Це підписи керівника та бухгалтера, завірені в установленому порядку в банках, в органах ДКСУ. Тож надовго керівник чи бухгалтер відлучитися не можуть.

Лілія Матяшова погоджується з тим, що в директора школи зі своєю бухгалтерією набагато більше турбот.

“Школи з централізованою бухгалтерією не переймаються, скільки кіловат електроенергії вони “спалили”, скільки змін можна поставити чи не поставити на цей місяць, чи є перевитрата коштів на зарплату, чи є право витратити зайву копійку. Коли кошти акумулюються в департаменті освіти, потреби підпорядкованих шкіл перекриваються залежно від нагальних потреб: якщо в одній є перевитрати, їх можуть “погасити” за рахунок тих закладів, де кошти використані не в повному обсязі.

Ми ж маємо слідкувати за всім самі“.

“Ну, й основне – це постійний пошук додаткових фінансових можливостей”, – повторює Сергій Запісов.

Фото: автор – VIZAFOTO, Depositphotos

ЧОГО НЕ ВИСТАЧАЄ ШКОЛАМ, АБИ ЗАПРОВАДИТИ ФІНАНСОВУ АВТОНОМІЮ

Згідно з методичним посібником, найбільша проблема для запровадження фінансової автономії в усіх школах – недостатній рівень обізнаності керівників із нюансами ведення самостійної господарської діяльності, а також недостатня кількість спеціалізованого персоналу.

Розробники зазначають, що покладати це завдання треба не лише на систему післяпедагогічної освіти. Вони пропонують залучати до цього директорів та спеціалістів зі шкіл, які вже використовують автономну бухгалтерію.

“Я вважаю, – каже Сергій Запісов, – що керівнику та бухгалтеру треба обов’язково пройти навчальний курс, вивчити досвід інших установ. Велике значення має також самоосвіта, володіння ІКТ. У будь-якому випадку керівник повинен оперувати фінансовими поняттями, базовими юридичними нормами цивільного та господарського права“.

Щодо другого питання – недостатності кваліфікованого бухгалтерського персоналу – (найбільш актуально це для малокомплектних шкіл) пропонується передавати частину своїх повноважень (бухгалтерського обліку та звітності) спеціалізованим організаціям.

Причому такі організації можуть функціонувати й у складі управлінь та департаментів освіти так само, як вони є в централізованій системі. Але в цьому випадку право першого підпису буде в керівника школи, а другого – у керівника такої організації. Такий вихід із ситуації дасть змогу зменшити витрати закладу освіти, з одного боку, та управління освіти, з іншого, пишуть у посібнику.

“Автономна бухгалтерія покладає на директора велику відповідальність, – ділиться Лілія Матяшова, – тому що, як правило, школа не має достатньої кількості штатних одиниць для ведення незалежної бухгалтерії. Тобто, якщо в управлінні освіти, якій підпорядкована централізована бухгалтерія, є заступник з економічних питань, юрист, який відповідає за правові відносини, економісти, то школа не може дозволити собі всі ці посади.

Варто зважити ще й на те, що за умови фінансової незалежності, навчальний заклад має самотужки організовувати й закупівлі через систему Прозорро. Для цього, на мою думку, також має бути окремий фахівець“.

ЯК ЗРОБИТИ АВТОНОМНУ БУХГАЛТЕРІЮ В ШКОЛІ

Крок 1

“Звісно, це не так просто, – каже Сергій Запісов. – Для початку керівнику треба мати волю та розуміння, що саме відбуватиметься із введенням фінансової автономії. Бажано зібрати ініціативну групу однодумців, проаналізувати можливості установи в залученні додаткових коштів, а також потенційні загрози та виклики.

Треба розуміти, що в умовах фінансової автономії вся відповідальність лягає на керівника та головного бухгалтера. А звідси – необхідність у доборі кадрів: бухгалтера (бажано двох), уповноваженої особи у сфері державних закупівель, в ідеалі – юриста. Мабуть, керівництво відділу чи управління освіти, депутатський корпус, міський голова також мають бути позитивно налаштовані щодо переходу установи на самостійний бухгалтерський облік“.

Крок 2

Якщо ініціатори переходу на свою бухгалтерію – директор та колектив закладу, варто надати в листі-звернення обґрунтування свого бажання, запропонувати варіанти розвитку подій та говорити про переваги та шляхи розв’язання проблем.

Крок 3

Фінансову автономію школа може отримати тоді, коли її засновник (власник) ухвалить рішення щодо виведення школи зі складу централізованої бухгалтерії. Але ініціатива розгляду цього питання, як правило, виходить від керівника школи. Хоча трапляються випадки, коли управління освіти регіону пропонує підпорядкованим школам скористатися можливістю фінансової автономії (так, наприклад, відбулося два роки тому в Кропивницькому). Рішення ухвалюють на сесіях місцевих рад.

Крок 4

Орган управління освітою видає свій наказ і подає відомості про школу як підпорядкований йому, але юридично самостійний заклад до Казначейства за місцем свого обслуговування.

“Також створюється комісія, яка здійснює прийом-передачу балансових активів, документації тощо. Як правило, цей процес починається наприкінці фінансового року, щоби перейти на фінансову автономію з 1 січня. Безпосередньо за це відповідає керівник установи“, – додає Сергій Запісов.

Крок 5

Імовірно, доведеться змінити статут. Здебільшого, школи мають статус юридичної особи, але традиційно в статутах прописано централізоване ведення бухгалтерського обліку. Отже, після рішення про фінансову самостійність школі доведеться переробити та затвердити новий статут, який після цього потрібно зареєструвати в ЦНАПі.

“І, звісно, потрібно виготовити печатку, штамп, кваліфіковані електронні підписи, реєструватися в чисельних інстанціях, розпочинати державні закупівлі, адже з фінансовою автономією це “благо” переходить безпосередньо на установу, яка є розпорядником бюджетних коштів 3-го рівня”, – додає Запісов.

Крок 6

Далі школа має здійснити всі кроки для реєстрації – у ЄДР, держфондах, відділі статистики, ДПС, органах Казначейства (де відкрили реєстраційний та спеціальний рахунки).

“Щодо відкриття рахунків в органах Державної казначейської служби України, то треба зауважити, що їх буде понад десять, та ще й щороку їх треба поновлювати.

Але це – не найбільша проблема. Звітування буде багато й різного. Як на мене, це поки, на жаль, забюрократизовано. Звіти будуть, як згідно з нормативкою бухгалтерського обліку, так і перед батьківською громадськістю. Багато інформації необхідно висвітлювати на своєму сайті, онлайн-ресурсах. Тут ще раз наголошу, що керівник і бухгалтер мають бути з комп’ютером на “ти“, – каже Сергій Запісов.

Крок 7

Паралельно із цим у закладі має бути створена бухгалтерська служба (або підписаний договір із підрядником щодо здійснення бухгалтерського обліку і звітності). А також підписані всі акти щодо взяття на баланс земельної ділянки, приміщень та будівель, матеріальних цінностей, грошових коштів тощо, які належать закладу освіти.

Анна Степанова-Камиш, “Нова українська школа”

Титульне фото: автор – AndreyPopov, Depositphotos