Про “управлінське нахіба”

Екстремальні канікули, які запровадила у столиці міська адміністрація через надзвичайну енергетичну ситуацію у місті, викликали неоднозначну, переважно негативну реакцію з боку вчительства через авральність ухвалених рішень, фактично “заднім числом”. Освітні заклади не встигають перегрупуватися. Зірвані навчальні плани, заходи…

Директорка Київської гімназії східних мов Оксана Проскура розповідає, як вона разом із своїм колективом долає безсистемність управлінських рішень власною системністю.

Мене останнім часом найбільше виснажує навіть не сама складність часу, у якому ми живемо в Україні, і не постійна напруга, у якій перебуває система освіти, а безсистемність управлінських рішень, їхня хронічна несвоєчасність і та сама демонстративна безвідповідальність, коли всі навколо чудово розуміють, що “все палає”, але рішення або не ухвалюють зовсім, або роблять вигляд, що нічого не відбувається, або приймають їх запізно, і тоді ми всі разом героїчно розгрібаємо наслідки.

А вас це теж дратує?

Коли у пʼятницю ми з командою з публічних джерел дізналися, що з 19 січня розпочинаються канікули в Києві, у мене не було бажання коментувати, писати кілька емоційних дописів у соцмережах і демонструвати обурення, бо в такі моменти я щоразу нагадую собі одну просту істину: іноді нічого не робити, - це значно ефективніше, ніж щось робити. Отже, у ситуації управлінської турбулентності, на мою думку, є лише одна робоча стратегія - перегрупуватися, причому швидко, майже в польоті, без істерик, але з холодною головою і чіткою логікою дій.

Ми з командою напрацювали в умовах війни дуже просту управлінську модель: ми більше не плануємо “космічні мрії та ідеї” на довготривалу перспективу, а працюємо короткими часовими відрізками - фактично спринтами на один-два тижні. І саме це дає команді та колективу відчуття опори, спокою і, як не дивно, навіть трохи радості. В цьому є сенс: люди не живуть у постійному авралі, і кожен розуміє, що він робить, нахіба він це робить і що буде завтра. І тоді, у разі коли “зверху” знову [з’явиться] інформація “на вчора” - ми не втрачаємо свідомість, а просто переналаштовуємо планування.

Тож учора після новини про канікули ми зробили, як на мене, дуже екологічні управлінські кроки:

• По-перше, ми спокійно подивилися, що вже перебуває в роботі, що потрібно завершити обов’язково, що можна перенести без втрати якості, а що не “палає”, але залишається стратегічно важливим.
• По-друге, ми перезібрали план на місяць, не хаотично і не за принципом “все скасовуємо”, а через систему пріоритетів: що критично важливо для дітей, що важливо для вчителів, що необхідно для управлінського процесу як такого.
• По-третє, ми чітко розклали відповідальність, щоб не було історій із серії “я думала, що це робить хтось інший”, і щоб кожен мав не лише свою частину роботи, а й розуміння очікуваного результату.
• І по-четверте, ми свідомо залишили місце для змін, бо за ці роки навчилися головному: правила гри можуть змінитися ще раз, і якщо в плані є маленький “запас повітря”, то команда дихає, а не задихається.

Ми не можемо керувати зовнішніми рішеннями.

Але ми можемо керувати тим, як на них ми реагуємо. І тут ключове, як на мене, керувати емоціями та поспішати повільно.

Узагальнюючи, що мені допомагає в моїй управлінській практиці останнім часом, коли зовнішні обставини змінюються швидше, ніж ми встигаємо звикнути до попередньої версії реальності:

• коротке циклове планування (спринти 1-2 тижні);
• фіксація пріоритетів через матрицю Ейзенхауера або будь-яку аналогічну систему;
• прозорість ролей і зон відповідальності, коли кожен знає своє “що” і своє “нахіба”;
• буфери гнучкості, тобто закладаємо 15-20% резерву на непередбачувані зміни;
• протоколи швидкої адаптації – готові алгоритми дій на випадок зміни зовнішніх умов.

Мені це справді допомагає, і не тому що ми стали “ідеальними управлінцями” і тепер у нас все під контролем, а тому, що в часи турбулентності найбільше виснажує не навантаження як таке, а безплановість і безсистемність!

Ці прості принципи знімають зайву напругу та дають команді ясність: що ми робимо, що не робимо, на що спираємося, і як адаптуємося, якщо умови зміняться знову.

Управління школою зараз схоже на ці кубики в долоні: світло, температура, канікули, управлінські рішення, щоразу випадає інша грань. Так і живемо…

Фото - фейсбук-сторінка Оксани Проскури