Щоби гроші ходили за школою: як без помилок подати шкільні дані в АІКОМ та вчасно отримати освітню субвенцію

До 30 вересня школи мали заповнити звіти про кількість учнів у системі АІКОМ, а до 15 грудня уповноважені працівники управлінь освіти мають перевірити, чи правильно зібрана інформація. Триває подання звіті для закладів дошкільної, позашкільної та професійно-технічної освіти. На основі цих даних буде відбуватися розподіл освітньої субвенції на 2024 рік між місцевими бюджетами.

Докладно алгоритм подачі звітів у системі АІКОМ із дедлайнами для адміністрацій шкіл та управлінь освіти прописано в наказі МОН № 1042. Однак під час заповнення звітів у шкіл виникали певні проблеми, приміром, неправильно відображалися дані зі свідоцтв про народження учнів або одні й ті ж діти відображалися як учні двох шкіл одночасно. Також виникали сумніви, яку форму навчання вказувати для учнів, що наразі перебувають за кордоном, і як це впливатиме на розподіл освітньої субвенції.

Якщо школи не встигли подати звіти до 30 вересня або під час перевірки даних знайшлися помилки, то виправляти їх ще можна і треба. Адже від коректності та точності даних залежить, як швидко їх опрацюють виконавчі органи влади та скільки грошей одержить громада та школи.

Як уникати помилок під час подачі відомчої звітності для розподілу освітньої субвенції, нещодавно пояснював Андрій Литвинчук, в. о. директора “Інституту освітньої аналітики” під час вебінару, який відбувся за ініціативи швейцарсько-українського проєкту DECIDE у партнерстві з Всеукраїнською Асоціацією ОТГ.

“Нова українська школа” занотувала найпоширеніші питання від освітян та варіанти їхнього розв’язання.

ЧОМУ ВАЖЛИВО ВЧАСНО ЗАПОВНЮВАТИ ЗВІТИ В АІКОМ І ЧИ МОЖНА КОРИГУВАТИ ДАНІ

Нагадаємо, що програмно-апаратний комплекс “Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту” (ПАК “АІКОМ”) запрацював у 2021 році задля того:

• щоби перевести заклади освіти на електронний документообіг;
• цифровізувати процеси зарахування, відрахування та переведення учнів;
• підвищити достовірність статистичної інформації, на основі якої ухвалюються рішення про розподіл освітньої субвенції та інших бюджетних коштів на освіту.

Фактично АІКОМ має стати єдиним електронним реєстром даних у системі освіти та поступово замінити наявні електронні платформи, як-от ДІСО чи ІСУО. Оскільки АІКОМ порівняно нова для освітян платформа саме для оформлення звітності, через це виникає чимало запитань. Частину з них вони озвучили під час онлайн-зустрічі з Андрієм Литвинчуком.

• Якщо не встигли вчасно подати звіти в АІКОМ

Для закладів та управлінь освіти справді визначені дедлайни щодо подачі звітності, але якщо з певних причин освітяни в них не вкладаються, то можливість вносити зміни все ж є, каже Андрій Литвинчук.

“Усі необхідні коригування можна здійснювати й зараз, але треба розуміти, що в будь-який момент може настати час, коли буде остаточне подання відповідних документів та матеріалів в установленому законодавством порядку на затвердження закону про бюджет на 2024 рік. На це варто звертати увагу й не гаяти часу для виправлення помилок”, — додав в.о директора Інституту освітньої аналітики.

• Які саме дані можуть вважатися помилковими

За словами Андрія Литвинчука, іноді під час внесення первинної інформації (імен, по батькові, прізвищ, дат народження дітей) заклади чи управління освіти недостатньо ретельно її перевіряють. Буває, що вносяться дані з ознаками фіктивності або з очевидними помилками. Після того, як такі спотворені чи невірно введені дані проходять багаторівневі етапи перевірки, вони позначаються в системі помилковими.

Бувають і винятки, зокрема, під час верифікації індивідуальних карток дітей. Наприклад, є діти з прізвищем “Учень” чи азійськими прізвищами з однієї літери, приміром, “Ю”. Спочатку система сприймає їх як помилку. Тоді треба звернутися до адміністраторів системи АІКОМ, заповнивши Google-форму. Вони перевірять ще раз інформацію та здійснять певні заходи, щоб такі учні були враховані в освітній субвенції.

• Як часто треба вносити зміни в АІКОМ

Андрій Литвинчук радить робити це раз на місяць чи раз на квартал, оскільки розподіл освітньої субвенції здійснюється протягом року й щоразу враховуються дані з АІКОМ.

• Чи треба здавати паперову звітність

Ні, нічого не треба роздруковувати, тим паче відправляти щось поштою.

• Як можна отримати консультацію щодо подачі звітів в АІКОМ

Адміністрації шкіл та освітні управлінці можуть звертатися на гарячу лінію АІКОМ за номером +38 (068) 279 66 45.

Крім згаданої вище Google-форми, можна писати на електронні скриньки адміністраторам:

• [email protected];
• [email protected].

ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ ДИТИНИ — ЧИ ПОТРІБНІ ДОЗВОЛИ БАТЬКІВ ТА ЩО РОБИТИ З “НЕПРАВИЛЬНИМИ” СВІДОЦТВАМИ

• Як виправляти помилки, пов’язані з даними зі свідоцтв про народження

Таких питань від адміністрацій шкіл та освітніх управлінців було чимало:

• в ІСУО неправильно внесено дані свідоцтва про народження, а під час збереження змін у картках учнів з’являється запис, що вони не вірні;
• система видає помилку про номер свідоцтва про народження, хоча дані вносилися відповідно до документа;
• дитина — громадянин Йорданії, свідоцтво про народження відрізняється (немає серії, номера, більша кількість цифр), система не пропускає;
• в АІКОМ помилку не видає, а в ІСУО пише, що є помилка у свідоцтві про народження.

У таких випадках треба завантажити дитяче свідоцтво про народження у форму для виправлення помилок (посилання на неї отримують школи та управління освіти разом із листами про алгоритм подачі звітів в АІКОМ). Також у формі треба вказати, що є певна необхідність для коригування даних.

“Якщо в АІКОМ помилку не видає, але ІСУО пише, що є помилка у свідоцтві про народження, то варто звертати увагу на АІКОМ. Якщо тут не відображається помилка, отже, усе добре, — пояснював Андрій Литвинчук. — Треба враховувати, що саме АІКОМ є останньою інстанцією верифікації, а ІСУО — це лише альтернативний майданчик для внесення і введення цих даних”.

• Як правильно вносити інформацію про здобувачів, яким виповнилося 18 років (у вечірніх школах, школах у виправних колоніях тощо)

Якщо система сприймає певні дані як помилковий запис, наприклад, нестандартний вік учнів, то заклад освіт може заповнити форму із запитом на адміністратора. Він зможе внести необхідні дані в систему.

“Але варто враховувати, що опрацювання таких запитів адміністратором має певний часовий лаг, тому не варто відкладати такі випадки на останній день”, — радить Андрій Литвинчук.

• Як обліковувати дітей, батьки яких відмовилися від надання персональних даних дитини

Андрій Литвинчук пояснив, що Міністерство освіти і науки не потребує згоди на обробку персональних даних з огляду на виконання ним, як центрального органу виконавчої влади, відповідних владних повноважень із реалізації конституційного права дитини на освіту (про це йдеться в законі “Про захист персональних даних”).

Тобто МОН не потребує одержання згоди на обробку персональних даних учнів від їхніх батьків чи опікунів.

Докладніше про це читайте в розʼясненні від освітнього омбудсмена.

ЯК БУТИ З УЧНЯМИ-ДУБЛЯМИ ТА УЧНЯМИ ЗА КОРДОНОМ

• “Діти з тимчасово окупованих територій вчаться в нашій школі (на вільній території), але АІКОМ зазначає їх як задвоєних з обома школами — як бути”, — запитували освітяни під час вебінару.

Якщо заклад освіти переводить до себе дитину з іншого закладу, який перебуває на окупованій території і який нічого не повідомляє в системі АІКОМ про згоду чи відмову в переведенні учня, то так зване розблокування дубля (щоб учень значився в школі, де дійсно вчиться, а не в обох одночасно) відбувається автоматично впродовж 10 днів від оформлення такої заявки в системі.

“Іноді буває такий казуїстичний сценарій, коли дитина реально навчається у двох школах одночасно й дистанційно. Тоді зрозуміти, де вона більше вчиться, неможливо, бо кожна школа перетягує цю дитину собі, — розповів про інші випадки Андрій Литвинчук. — Трапляється і таке, що “дубль” не є “дублем”. Наприклад, є тезки однакового року, дня та місяця народження і які вчаться в одному класі. Ми думали, що це технічна помилка. Виявилося, що це різні діти. У такому випадку треба заповнити форму на апеляцію наших верифікацій, ми все перевіримо й виправимо”.

• Яку форму навчання ставити дітям, які вчаться за кордоном — змішане, дистанційне чи очне

Оскільки ці форми навчання чітко не прописані в нормативних документах, а в школах тлумачать їх по-різному, в АІКОМ беруть до уваги критерій, який вказується в індивідуальній картці дитини — навчається вона онлайн чи офлайн.

Але це не впливає на обсяги освітньої субвенції для громади та школи. Адже це один із видів даних, який збирає система АІКОМ.

• Як впливають зовнішньо переміщені учні на розподіл субвенції

Учні, які виїхали й навчаються за кордоном, не впливають на це жодним чином, запевнив Андрій Литвинчук. Винятком є навчання дітей, які нині за кордоном, в одному із закладів для дистанційного навчання, визначених МОН. Тоді це буде вважатися переміщенням дитини, яка буде перебувати на обліку того місцевого бюджету, де розташований один із визначених закладів освіти.

• Якщо дитина переходить з одного закладу освіти в інший протягом року, то кошти переміщуються в інший заклад?

Кошти справді перейдуть до того закладу, у якому вчиться дитина, але не відразу, а після чергового перерозподілу освітньої субвенції. Це відбувається кілька разів протягом року.

• Чи здійснюється фінансування учнів, які навчаються на індивідуальній формі (сімейна, екстернат)?

Андрій Литвинчук нагадує, що формула розподілу освітньої субвенції регулюється постановою уряду № 1088 “Про затвердження формули розподілу освітньої субвенції між місцевими бюджетами”.

“Усі чинні категоріювання та особливості регламентуються лише цим нормативно-правовим актом, — додав він. — За додатковими роз’ясненнями краще звертатися в МОН, адже такі консультації якраз у зоні його компетенції”.

ЯК БУДЕ ВДОСКОНАЛЮВАТИСЯ АІКОМ

• Чи розглядається в перспективі пряма адресна освітня субвенція на рахунки освітнього закладу відповідно до даних АІКОМ

За словами Андрія Литвинчука, для цього є багато перепон, адже є заклади освіти, які раніше були на єдиній бухгалтерії, а тепер перейшли на централізовану, або які не мають достатньо кадрової бази для здійснення необхідних видатків.

“Можливо, це буде вирішуватися разом із реформою старшої школи, але поки що таких революційних змін не очікується”, — додав він.

• Чи буде працювати паралельно АІКОМ та ДІСО

Поступово АІКОМ стане основним джерелом даних про школи, учнів та педагогів і із часом змінить систему ДІСО. Для цього Мінцифри спільно з МОН працюють над створенням електронного реєстру учнів, вчителів та закладів освіти й оновлюють нинішню версію АІКОМ. Вона матиме ще більше функцій та можливостей для збору даних у системі освіти й ведення електронної документації (докладніше про функції оновленого АІКОМ можна почитати тут).

Певний час працюватиме стара й нова версія АІКОМ. За алгоритмами новий АІКОМ буде схожий на сервіс “Дія”. У новій системі кожен крок треба буде підписувати цифровим підписом. Це може робити директор або уповноважена особа.

Інна Лиховид, “Нова українська школа”

Титульне фото: “НУШ”