Як створити освітній івент без зусиль. Рецепт

Адміністрація не просто відповідальності не несе, адміністрації взагалі немає!

На цьому фото наша команда, яка організовувала і збирала захід на 450 осіб, показово тікає з церемонії відкриття, показуючи, що наша допомога учасникам закінчена! Далі самі, друзі!

На нашому рахунку участь у команді організаторів кількох великих івентів у сфері альтернативної освіти. І якби нам три роки тому сказали, що можна просто зібрати 450 осіб (з яких понад 200 дітей), нічого їм не пропонувати, ніяк не допомагати й не обслуговувати – й отримати чудовий івент із насиченою програмою, обміном досвідом, взаємопідтримкою, інформативністю, без конфліктів і складнощів… Звісно, ми б просто посміялися. Не повірили б у жодному разі, цього не може бути!!!

Але ми зважилися спробувати, й ось тепер ми точно знаємо: так можна! Тепер це не просто теорія чи надія, це емпірично підтверджено фестивалем освітніх альтернатив ВільнОсвіта.Морько 2021.

Ми довго сміялися, що зібрали в одній локації стільки адекватних людей (хоча, дивлячись на наші йога-штани, дреди, дітей, які облизують собак, дехто поставив би адекватність під сумнів). Використовуємо наше давно улюблене порівняння: збирайте “сусідів по палаті”, і вам буде комфортно. Портрет “адекватної людини” для кожного з нас індивідуальний.

Завданням організаторів було лише зібрати учасників і забезпечити їх необхідною інформацією ДО івенту, привезти мінімальні матеріали й обладнання (список дам нижче, він короткий) і, найскладніше – не втручатись!!! Довіритись і перетворитися з гіпервідповідальної матусі на рівноцінного друга. Змиритися з тим, що наша допомога не так уже й потрібна! Дати можливість спільноті самостійно зробити ВСЕ:

• Добір спікерів. Ми лише повісили величезний аркуш паперу зі слотами й поставили поряд кольорові папірці та фломастери. Ось, який це мало вигляд через кілька годин. Як було сказано на рефлексії, самоспрямована програма в стилі Open Space не лише дає змогу кожному проявити себе (чи не проявити, якщо не хочеться), але і працює за принципом попит-пропозиція, сама себе регулює, не треба вгадувати потреби аудиторії. Активності були ніяк не заплановані організаторами, але з’являлися щодня якимось дивом. І завершила фестиваль прекрасна практика вдячності, теж ніяк організаторами не запланована.

• Самопрезентацію. Часто організатори передбачають можливість платної присутності проєктів і надають їм стенди, час на сцені чи інші можливості для презентації себе. Ми одразу оголосили, що самопрезентація – безплатна, доцільна й бажана. У програмі були слоти для проєктів, а ще склався дуже вдалий варіант швидких двохвилинних презентацій власних проєктів, якими можуть скористатися інші учасники.
• Затишок і атмосферу. Ми запропонували учасникам самим прикрасити і зробити затишною всю локацію, і вона буквально розквітла в день заїзду! А зазвичай ми командою організаторів везли мікроавтобус “атмосфери” і два дні все розвішували й розклеювали.

• Дитячу програму. Це був привід для моїх нічних жахів. 220 дітей!!! Без будь-якої програми. У перший же день одна із сімей розгорнула на пляжі шатер, у якому була організована артмайстерня для дітей. Ніхто не планував, не обговорював розташування цієї локації, вона просто виросла чарівним способом із доброї волі неймовірних учасників. Ніхто не чергував там “без перестанку”, ніхто не жертвував увесь свій вільний час на те, щоби дітям було добре. Кожен вніс свою маленьку частинку, і в програмі було достатньо активностей для малюків та підлітків.

• Чистоту й порядок. Дивовижно, але люди не проходили повз те, що було випадково кинутим, загубленим чи змитим. Ми заїхали на локацію за кілька днів до події, коли база була наповнена різними відпочивальниками. Щоранку я збирала сміття на пляжі. Після заїзду фестиваля мені не довелося цього робити жодного разу.
• Безпеку. Кожен відповідає за себе. Ми приїхали на море разом, сім’ями, ніхто нікому не обіцяв додаткових заходів безпеки. Якщо потрібно доглянути за дітьми – звертаємося по допомогу до друзів-сусідів, можна запропонувати оплатити таку допомогу. Учасники прекрасно консолідувалися по 2–3 сім’ї.
• Розподіл ресурсів. У нас було приміщення складу, у якому лежали всі канцтовари, подовжувачі, дошки та інші матеріали. Склад був просто відкритий. Усім учасникам ми повідомили, що там можна в розумних межах узяти те, що потрібно, і повернути те, що не знадобилося.
• Службу підтримки. У нас була група в телеграмі. Незважаючи на величезну кількість учасників, вона відмінно спрацювала як служба пошуку втрачених людей і речей, служба підтримки і взаємодопомоги, інформаційна точка тощо.

У кожному з цих пунктів була частка ризику, усе могло піти не так!

Канцтовари могли закінчитися в перший день, але їх використовували раціонально. Самопрезентація могла виявитися нав’язливою, але вона була дуже м’якою й доречною. Програма могла не наповнитися, але в ній не було куди яблуку впасти.

Діти могли тинятися без діла, але вони прекрасно займали самі себе і приходили тільки поспати…

Спільнота прекрасно зберігала свій гомеостаз без зовнішнього впливу організаторів.

Отже, рецепт для організаторів. Як зробити повністю самоспрямований захід із нульовим реєстраційним внеском і не померти від напруження.

1. Спільнота, що довіряє. Це принциповий перший інгредієнт. Зазвичай основні зусилля організаторів спрямовані на завдання “зібрати учасників”. Для цього роблять презентації, ведуть регулярну комунікацію, запрошують топових спікерів тощо. Якщо зібрати в команду організаторів тих, хто вже робили івенти, ведуть особисті тематичні блоги / сторінки / сайти, і всім друзям-слухачам-читачам раптом запропонувати безплатний івент, є шанс, що місця закінчаться дуже швидко.

Так і сталося. Ми розраховували на 100+ учасників і отримали 300+ реєстрацій у перші два дні після публікації івенту на Фейсбук. Без реклами, зусиль і програми. Ми запропонували учасникам залишити донейшн на їхній розсуд ПІСЛЯ фестивалю, абсолютно добровільно. У результаті отримали значно більше, ніж розраховували, що дало змогу істотно допомогти двом максимально залученим школам.

2. Локація з адекватною адміністрацією. Це надважливий момент. Ми знайшли пострадянську базу відпочинку на морі з абсолютно чудовою адміністраторкою Поліною, яка взяла на себе майже повністю всі звичні для себе питання поселення та харчування. Ми зі свого боку намагалися не турбувати нашу фею через дрібниці й з усіма іншими викликами справлятися самостійно. Крім того, що локація прийняла, поселила й нагодувала учасників, вона видала бонус організаторам, що дало змогу окупити канцтовари, роботу фотографа, лікаря й віддячити волонтерам.

У виборі локації я б відзначила такі важливі моменти:

• Відособленість (хоча б умовна, не обов’язково, щоби був височенний паркан), тоді всі учасники будуть почуватися комфортно, серед людей зі схожими цінностями й парадигмою мислення. Забирайте локацію цілком. Для цього бронюйте її заздалегідь.
• Лоу-кост. І готовність приймати дітей без виділеного місця за невелику доплату. Усе це потрібно, щоби зняти ціновий бар’єр, особливо для багатодітних сімей. На нашому івенті не було жодного невдоволення умовами, незважаючи на те, що теоретично вони могли виникнути.
• Достатньо місця. Готуйтеся до того, що місць на поселення в локації буде менше, ніж охочих долучитися, люди будуть селитися неподалік у інших локаціях та кемпінгах і приходити на програму.
• Бонус для волонтерів, яких залучили на івент. Цей бонус окупить матеріали й зусилля. Ми не могли на нього розраховувати, тому що працювали з локацією вперше, ризикували своїми грошима, але тепер знаємо, що це надійна робоча схема. Учасники водночас нічого не переплачують.

3. Необхідні ролі.

До заходу ми зв’язувались із зареєстрованими учасниками; не дуже оперативно, але стабільно допомагали вибрати варіант поселення або просто давали посилання на сайт локації, де можна вибрати номер, і відповідали на запитання. Три волонтери впоралися з цією роботою без відчуття перевантаження. Але можна було обійтись і без цього. Просто нам хотілося стартанути так, душевно.

Під час самого івенту в нас були обговорені ролі тільки з фотографом, лікарем, інструктором ранкової зумби й вечірньої рефлексії. Усе на умовах часткової компенсації вартості проживання, яку забезпечувала локація. Усі зі спільноти й усім безмежно вдячні!

Якщо в локації є свій лікар, то одна роль одразу відпадає. Роль фотографа ми все-таки рекомендуємо організувати, оскільки це дуже приємне співвідношення витрат і емоційного ефекту. Зумба й рефлексія зовсім не обов’язкові, але в нас заходили на “ура”.

4. Необхідні матеріали й обладнання.

Ми замовили тільки канцтовари, усі інші матеріали (бісер, нитки, барабани, глину тощо учасники привезли із собою); важливо взяти великий рулон крафтового паперу або широченних шпалер, вони дуже знадобляться.

З обладнання привезли дві колонки, один мікрофон, один проєктор і три подовжувачі. Цього жорсткого мінімуму виявилося досить на таку юрбу. Привезли також кілька крісел-груш, але всі прекрасно сиділи на піску й пеньках.

Фліпчарт поряд із локацією знайти не змогли, але привезли дошку формату А1, на яку банально клеїли аркуші малярським скотчем. Цю схему учасники також придумали самі.

5. Інформаційний потік до програми.

Чотири чудових волонтери взялися вести комунікацію з учасниками у Фейсбук-події, Телеграм-групі й поштою. Цими трьома каналами ми забезпечили оперативну комунікацію: усі все дізналися вчасно. У групі ми позначили, що прояви радості стримуємо до івенту, щоби наш інформаційний канал не був надто нав’язливим.

Ми зробили матеріали за такими темами:

• Як організоване житло й харчування (це був опис івенту та коротке відео прямо з локації).
• Як дістатися до локації.
• Що взяти із собою (як обов’язкову програму, так і довільну: прикраси, настолки, спортивний інвентар тощо).
• Як організована програма Open Space з прикладами.
• Трансфер до локації (це була добровільна лакшері опція, її можна не робити).
• Мапа локації (ми придумали назви місцинок для проведення активностей, намалювали прегарну мапу й розклеїли стрілки навігації).

6. Секретний інгредієнт. Море!!! Море абсолютно магічно розслабляє, достатньою мірою розважає й неймовірно прикрашає. І головне – суттєво полегшує завдання зібрати учасників. Однаково всі збираються на море! Чому б не зробити це в такій чудовій компанії?! Дуже прикрасило подію те, що учасники привезли сап-борди й навіть дошку для віндсерфінгу, і давали їх у недорогий прокат.
7. Самоспрямованість у команді. Ми не розподіляли ролі й завдання примусово, а запитували, хто за що готовий узятися, у кого зараз достатньо часу й ресурсу. Ми навіть дозволили собі не дотримуватися запланованого розкладу. І вийшло так, що кожен узяв стільки, скільки хотів і міг понести, і ніхто не вигорів до стану “шкурки”.

Цей івент круто прокачав віру в людей у ​​всіх учасників, але особливо в організаторів. Виникло відчуття, що бути співтворцями заходу, піклуватися про локації й людей поруч усім було приємніше й цікавіше, аніж просто отримувати цю турботу. А скринька просто відкривалась)))

Ми підживилися на рік уперед. Уже забронювали в локації дати наступного івенту і хвилюємося тільки про те, що охочих буде вдвічі більше, ніж місць))) Дуже сподіваємося, що для когось ця стаття стане “ключиком”, який допоможе провести шикарні івенти в різних тематиках, містах і країнах без зайвого напруження й надриву.

Катерина Ботвіннік і команда ВільнОсвіта

Усі фото надані авторкою