Закупівля харчування в школах. Особливості, правила та планування

Які онлайн-ресурси допоможуть краще зрозуміти специфіку тендерів, з чого почати, як запланувати процедуру закупівлі та укласти договір із надавачем послуг – про це розповіли на вебінарі “Особливості закупівель і впровадження НАССР у сфері організації харчування в закладах освіти” на фейсбук-сторінці МОН.

“Нова українська школа” зробила конспект вебінару, спікерками якого були:

• Тетяна Мішта, заступниця директора департаменту сфери публічних закупівель, начальниця відділу професіоналізації сфери публічних закупівель Мінекономіки;
• Ольга Баталюк, експертка експертної групи у сфері безпечності харчових продуктів.

Інформація стане в пригоді керівникам шкіл, зокрема тим, освітні заклади яких отримали фінансову самостійність з 1 січня.

ЯК ПІДГОТУВАТИСЯ ДО ТЕНДЕРУ

Усі замовники діють від імені держави й витрачають кошти платників податків. Тому тендери мають відбуватися прозоро та ефективно, з максимальною економією коштів. Для цього свого часу створили систему Прозоро. Нині в Україні зареєстровано понад 35000 організацій-закупівельників.

А ось корисні посилання, як освітянам підготуватися до проведення тендеру:

• Усі тендери прозорі. Так, можна подивитися, як процес відбувався в колег (оголошення, тендерну документацію й контракти, вимоги).
• На платформі Prometheus є базовий відеокурс, який допоможе тим, хто ніколи не працювали із закупівлями.
• Уповноважений орган у сфері публічних закупівель, яким є Міністерство розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства, займається формуванням та реалізує державну політику у сфері публічних закупівель. Це означає, що міністерство займається нормативною базою для проведення будь-яких тендерів.

Нещодавно воно створило нову функцію – розроблення методології закупівель у різних сферах. Опція з’явилася на вимогу закупівельників, які стикаються з критичними питаннями у своїх сферах. Наприклад, заклади освіти купують харчування, заклади охорони здоров’я – медикаменти. І в кожній сфері є свої нюанси. Натомість, немає універсальних фахівців, які знаються на всіх сферах.

Тут є все про публічні закупівлі – зокрема, нормативно-правові документи, які зобов’язані використовувати замовники, що проводять тендери, листи-роз’яснення Мінекономіки з відповідями на найпопулярніші запитання від замовників. Наприклад, які процедури мають застосовуватися, залежно від яких вартісних меж, як довго це триватиме, як укладати договір про закупівлю, як відбувається оприлюднення і звітування.

• Можна отримати індивідуальні консультації щодо закупівель. Відповіді на запитання надають в електронному листі.
• За посиланням можна знайти відповіді на запитання, які вже ставили замовники та надавачі послуг. Краще зазначати рамки, щоби швидше знайти інформацію: теми й теги.
• На ресурсі” Інфобокс“, який розробила команда “Прозоро”, можна знайти корисну інформацію про закупівлі. Наприклад, про те, як правильно визначити код та предмет закупівлі, як оформити звітування. Також є інформація про те, як працювати із системою “Прозоро”, та чат, у якому можна отримати миттєву відповідь.
• Мінекономіки разом із Київською школою економіки розробили схематичне зображення процедур закупівель. Наприклад, як відбуваються спрощена закупівля чи відкриті торги, коли це розпочинається, які терміни для розгляду пропозиції, коли треба підписувати договір.
• Для того, щоб усі закупівельники могли користуватися стандартизованим набором характеристик продуктів, які вони хочуть замовити, створили бібліотеку примірних специфікацій. Там містяться опис предмету закупівлі, параметри, якісні та кількісні характеристики. Перед тим як щось купувати, варто перевірити, які характеристики продуктів бувають.
• На каналі “Прозоро TV“ також є відеолекції про публічні закупівлі.

ПЛАНУВАННЯ ВИДАТКІВ

Закупівлям передує етап планування видатків. Тобто треба запланувати, скільки грошей потрібно виділити з бюджету, щоб установа-замовник мала змогу щось придбати. Це може відбуватися по-різному, залежно від того, яка організаційно-правова форма в замовника й за які кошти відбуватиметься закупівля.

Якщо йдеться про комунальне підприємство, то воно має керуватися фінансовим планом, який складатиме. У такому разі діє Господарський кодекс, який регулює цей процес. Якщо йдеться про бюджетні установи, як-от школи, то планування видатків є бюджетним процесом і регулюється бюджетним законодавством.

Для того, щоб організувати тендери, треба визначити, що потрібно купити, скільки, коли й запланувати кошти. Докладно про це йдеться в узагальненому листі Мінекономіки.

“Керівники закладів освіти часто запитують, як наприкінці року спланувати і провести закупівлі на наступний рік. Бо ж харчування дітей має бути безперервним. У такому разі процес треба починати всередині року, а не наприкінці. Насамперед, школа має працювати із бюджетним запитом.

Треба зазначити, скільки дітей треба годувати, у яких закладах, які обсяги та кошти треба. Після цього відбувається бюджетний процес, який триватиме до початку наступного року. Тоді наприкінці року можна провести тендери, а на початку січня укласти контракт”, – пояснює Тетяна.

ВИЗНАЧАЄМО ПРОЦЕДУРУ ЗАКУПІВЛІ

Коли ви запланували кошти й що ви збираєтеся купити, треба визначити предмет закупівлі. Він визначається в Єдиному закупівельному словнику. Це треба, аби визначити, за якою процедурою будете проводити торги. Є такі різновиди торгів:

• Євроторги. Оголошення публікується англійською й вартість перевищує 133 тисячі євро;
• Відкриті торги. Якщо вартість перевищуватиме 200 000 грн;
• Спрощена закупівля. Якщо вартість менша за 200 000 грн, але більша за 50 000 грн. Процес відбувається приблизно за 2 тижні, на відміну від попередніх, які тривають пів року. Також достатньо навіть одного постачальника, який виявить бажання постачати продукцію. Якщо такий постачальник відповідає вашим вимогам, з ним можна одразу укласти договір.

Про це також докладніше йдеться в наказі № 708 Мінекономіки або в узагальненому листі Мінекономіки.

РІЧНИЙ ПЛАН ЗАКУПІВЕЛЬ І ТЕНДЕРНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Коли ви визначили видатки й що збираєтеся купувати, зрозуміли, за якою процедурою закупівель усе відбуватиметься, треба скласти річний план закупівель, у якому треба відобразити, що ви збираєтеся купити, коли й на яку суму.

Далі – етап підготовки до тендеру. Треба сформувати тендерну документацію. Це – така собі інструкція для постачальників про те, що ви хочете купити, які характеристики продукту, яким параметрам має відповідати, що недопустимо.

Аби зорієнтуватися, яка ситуація на ринку, можна провести передтендерні консультації. Це – право замовника. Так можна зрозуміти, чи зможуть постачальники дотримуватися тих характеристик, яких ви вимагаєте, чи будуть постачати цей товар. Ніхто не забороняє замовнику спілкуватися з потенційними постачальниками до того, як він збирається оголосити тендер.

“Аби не було помилок і такого, що або на тендер не прийдуть постачальники, або прийдуть не ті, що вам треба, я раджу користуватися такою можливістю. Можна публічно запросити постачальників, яких ви знаєте, і поспілкуватися з ними.

Спочатку варто подивитися, з якими постачальниками укладають контракти інші заклади освіти, запросити їх поспілкуватися, пояснити, що ви збираєтеся купувати, що вам важливо отримати зворотний зв’язок. У Європі така опція обов’язкова”, – пояснює Тетяна.

В іншому випадку, якщо ви виставлятимете умови, які постачальники не зможуть виконати, у них не буде іншого виходу, як оскаржувати ці характеристики. Це забиратиме час. Краще завчасно виявити помилки у вашій документації та у вимогах, порадившись із постачальниками.

Фото: автор – senkaya, Depositphotos

Тендерна документація складається таких блоків інформації:

1. Усе, що стосується предмету закупівлі: що ви збираєтеся купити, яким воно має бути, якої якості. Це треба описати, аби постачальник зрозумів, що ви хочете придбати.
2. Вимоги до постачальника. Для сфери харчування це дуже важливо. Треба зазначити, як постачальник має здійснювати логістику, як має зберігати продукти, чи є в нього матеріально-технічна база для продуктів (складські приміщення, морозильні камери), чи є досвід виконання таких договорів, чи є потрібний персонал (кухарі й наявність медичних документів), чи вистачає фінансової потужності постачальнику (чи зможе завчасно постачати великі обсяги продуктів).

Після тендеру ви маєте переможця й укладаєте з ним контракт, але є правило: договір не може відрізнятися від умов, які ви зазначили в тендері.

Якщо таки треба вносити зміни до контракту, варто ознайомитися з інформацією про це на Інфобоксі. Якщо ціни на ринку коливаються, у законодавстві передбачена можливість коригувати суму не більше, ніж на 10% від установленої ціни.

Замовник має потурбуватися про це завчасно, якщо знає, що ціни на ринку скачуть. Так, у проєкті договору треба передбачити порядок змін у цьому випадку. Замовник має зазначити, які документи має надати постачальник, щоби довести, що коливання відбулося й що є підстава збільшити ціну.

ЩО ТАКЕ СИСТЕМА НАССР І НАВІЩО ВОНА ПОТРІБНА

НАССР (англ. Hazard Analysis and Critical Control Point) – це система управління безпечністю харчових продуктів, в основі якої ідентифікація небезпечних чинників, аналіз і контроль. Фактично, це – сертифікація якості продуктів. Перевірки здійснюють територіальні органи Держпродспоживслужби, частота залежить від різновиду продуктів.

Керівники шкіл можуть вимагати впровадження НАССР у постачальників продуктів. Це – вимога законодавства. До того ж це свідчить про те, що обладнання, інвентар і продукти в належному стані, а персонал проходить регулярне навчання й отримує щоденний допуск до роботи.

Замовник може вимагати довідку про надання послуг із дотриманням системи НАССР. Надавач послуг може надати копію сертифіката або акта. Їх видають за результатами перевірки.

Основні принципи та кроки, за якими призначають сертифікацію НАССР:

1. Провести аналіз небезпечних чинників. Спочатку розробляють список небезпечних чинників, визначають характеристики й заходи контролю. Наприклад, їжа може зіпсуватися, бо холодильники працюють погано, неналежна вентиляція і т.д;
2. Визначити критичні контрольні точки (ККТ). Наприклад, замороження продуктів і як це відбувається;
3. Встановити граничні значення. Це – показники, якими можна виміряти, чи продукт безпечний для споживання;
4. Моніторити ККТ;
5. Встановити коригувальні дії. Наприклад, зупинка виробництва, якщо щось пішло не так;
6. Встановити процедури перевірки, щоби підтвердити, що система HACCP працює ефективно;
7. Документувати всі процедури. Аби за потреби замовник міг переглянути і звірити, наскільки ефективно працює система.

Основні засади впровадження НАССР, а також принципи НАССР відображені в таких міжнародних стандартах, як-от ISO 22000, IFS (International Food Standard), BRC і в Рекомендованому міжнародному Кодексі загальних принципів гігієни харчових продуктів.

Система НАССР схвалена в усьому світі, зокрема, Комісією харчового кодексу (Комісія ООН – Codex Alimentarius) та Європейським Союзом. Більше про НАССР можна прочитати за посиланням.

Марія Марковська, “Нова українська школа”

Титульне фото: автор – Wavebreakmedia, Depositphotos