Навіщо школам стратегічне планування: розбираємо ефективні інструменти стратегування на пальцях

Попри складні часи для всіх українців, зумовлені воєнними подіями, освітянське та експертне коло зараз багато розмірковують над тим, яким має бути подальший розвиток середньої освіти в Україні та про потребу в оновленні закладів освіти й підходів до навчання.

“Українським школам та вчительству варто замислитися над шляхом змін та перетворень, який так чи так на них чекає. І тут нашому освітянству може допомогти досвід стратегічного аналізу та планування, добре розроблений та втілений компаніями з різноманітних сфер – від взуттєвих брендів до IT-корпорацій. З певними модифікаціями інструменти стратегування можна успішно застосовувати в роботі освітніх установ та організацій”, – вважає голова ГО “ЕдКемп Україна” Олександр Елькін та додає, що такими інструментами при розробці стратегічних планів для своїх продуктів та послуг користується і сам ЕдКемп.

У колонці спеціально для “Нової української школи” Олександр розповів:

• що таке стратегія і як її сформулювати;
• які інструменти стратегічного аналізу найбільш ефективні;
• як цими інструментами можуть скористатися заклади освіти;
• де можна дізнатися більше про стратегічне планування.

“КУДИ ЙТИ І ЯК ТУДИ ПРИЙТИ”

Почну з того, що стратегія – це план компанії, організації чи команди на довготривалий термін і способи досягнення мети. Фактично це відповіді на запитання

• куди йти;
• як туди прийти.

Головними елементами стратегії є власне мета, а також перелік дій і ресурсів, необхідних для її досягнення. Стратегування є однією з важливих тем, які я вивчаю у берлінському інноваційному закладі Tomorrow University, адже без цього кроку розвиток жодної організації чи компанії неможливий.

Стратегії розробляються, як правило, на п’ять років і можуть стосуватися різних аспектів діяльності. Наприклад, заклад освіти може вирішити – “ми хочемо зробити капітальний ремонт до 2028 року”. Або “ми хочемо модернізувати методики викладання у всіх класах до 2028 року”.

Робота зі стратегією має декілька етапів. Це

1. планування дій для досягнення мети,
2. моніторинг цих дій,
3. аналіз та оцінка того, наскільки ефективна обрана стратегія в досягненні мети та напрямку, який ви обрали.

Мета є засадничим елементом стратегії, розробляти стратегію без мети немає сенсу, хоча, на жаль, таке іноді трапляється. Тому перед стратегуванням необхідно попрацювати над формулюванням мети – чи це розвиток з урахуванням певного бюджету, у певний термін, чи це найбільш продуктивне використання наявного ресурсу для розвитку в майбутньому.

Для того, щоб коректно сформулювати мету, дуже важливо поставити 5 базових запитань:

1. Хто є вашими користувачами і які власні потреби мають задовольнити учасники навчального процесу (користувачі проєкту)?
2. Які є інновації, щоб задовольнити потреби користувачів?
3. Які тренди є в освітній сфері і як вони впливають на вашу роботу (є тренди глобальні, є освітні, а є тенденції конкретно у вашій ніші)?
4. Як ви можете покращити положення на ринку / у своїй сфері?
5. Як ви можете покращити свою цінову пропозицію?

Коли ми визначаємо стратегічну ціль, під неї підв’язується і траєкторія руху, і ресурси, які нам необхідні для руху. І тут потрібні інструменти стратегічного аналізу, щоб обрати найкращий шлях, спосіб, який відповідає вашій команді.

ПЕРШИЙ ІНСТРУМЕНТ – РОЗШИРЕНИЙ SWOT-АНАЛІЗ

Можливо, ви чули про цей інструмент, адже він популярний у різних сферах – і не лише в бізнесі, а й, наприклад, у державному чи місцевому управлінні.

SWOT-аналіз дає змогу зібрати та систематизувати усю інформацію про діяльність вашого закладу й подивитися на нього з погляду розвитку. SWOT-аналіз складається з відповідей на 4 питання.

Внутрішні чинники, на які ми можемо впливати:

• Які наші сильні сторони?
• Які наші слабкі сторони?

Зовнішні чинники, на які ми не можемо впливати:

• Які можливості дає нам зовнішнє середовище?
• Які існують загрози?

Зазвичай відповіді на ці питання групують у чотири комірки квадрата, щоб вони були наглядними.

Візьмемо за приклад умовну міську школу в одній із західних областей України.

Її сильними сторонами можуть бути

– розташування подалі від зони бойових дій,

– наявність сильної спільноти,

слабкими сторонами

– зменшення педагогічного колективу,

– збільшення учнівства внаслідок переміщень,

зовнішніми можливостями

– міжнародні гранти на розвиток,

– курси підвищення кваліфікації для вчительства,

а зовнішніми ризиками

– воєнні події,

– різке зниження фінансування закладу.

На визначенні цих чотирьох категорій SWOT-аналіз не завершується, адже є ще інструмент розширеного аналізу. Він відбувається на перетині цих 4 компонентів.

Там, де сильні сторони поєднуються з можливостями – це зростання, ідеї, якими можна скористатися для прискорення руху. Наприклад, наша школа має сильну спільноту й наявність міжнародних грантів, тож може залучати батьківство до допомоги в отриманні додаткових коштів.

Там, де слабкі сторони зустрічаються з можливостями – це зона переосмислення внутрішнього розвитку. У нашій школі з прикладу є зменшений педагогічний колектив, але водночас є багато курсів підвищення кваліфікації, тож їх можна використати для підсилення і стимулювання вчительства.

Там, де сильні сторони зустрічаються із загрозами – зона, де ми можемо змінювати зовнішнє середовище, спираючись на сильні сторони. Так, наша школа розташована далеко від фронту, тому на зовнішню загрозу можна реагувати підсиленням безпекового компонента.

Там, де перетинаються загрози й слабкі сторони – це зона виживання, те, що ми маємо зробити, щоб вижити. У нашій умовній школі вже є багато учениць та учнів і, наприклад, прибуває ще більше. Що буде робити школа в цьому випадку? Тут також необхідні варіанти дій, щоби продовжити існування в найнесприятливіших умовах.

Так, завдяки розширеному SWOT-аналізу можна напрацювати ідеї та пропозиції для всіх сценаріїв можливого майбутнього – від найбільш сприятливого до найбільш несприятливого.

ЩЕ ОДИН ІНСТРУМЕНТ – 5 СИЛ ПОРТЕРА

Цей інструмент названий за прізвищем Майкла Портера, професора Гарвардської школи бізнесу. Портер досліджує тему конкуренції в економіці, а також конкуренцію між країнами та регіонами, тому його розробка буде актуальною як для приватних закладів освіти, так і комунальних, які працюють у містах у висококонкурентному середовищі.

5 сил Портера містять такі компоненти:

1. Рівень конкурентної боротьби у сфері – аналіз рівня конкуренції та вашу конкурентну стратегію.
2. Загроза появи нових гравців у сфері – аналіз умов, за яких з’являються нові організації чи заклади у вашій сфері, чи легко це зробити, якими є правила й положення, бар’єри та рівень інвестицій, щоб розпочати працювати у вашій сфері.
3. Загроза появи продуктів-замінників – скільки замінників ваших товарів існує, чи легко на них перейти й скільки це коштує.
4. Ринкова влада постачальників – наскільки сильно впливають постачальники на вашу діяльність, чи багато їх, чи легко змінити одного постачальника іншим.
5. Ринкова влада користувачів – скільки користувачів у вашій сфері й скільки їх у вас, яка їхня поведінка та чутливість до цін.

5 сил Портера дають змогу подивитися, що відбувається з конкуренцією у вашому середовищі. На відміну від інших інструментів, де треба лише знайти й виписати конкурентів, він показує специфіку середовища, у якому відбувається конкуренція. Якщо прямих конкурентів у вас немає, то цей інструмент дає змогу спрогнозувати, звідки можуть прийти конкуренти та як ви будете на це реагувати.

Основна ідея цього інструмента – зрозуміти зовнішнє тло, середовище, у якому працює, зокрема, освітня сфера.

Говорячи про умовну школу, яку я приводив як приклад вище, то їй варто розглянути, скільки шкіл є поряд, чим вони приваблюють нових учнів та учениць і батьківство, які потреби спільноти навколо школи і як їх задовольняти, щоб вони не переходили в інші заклади освіти, наскільки потреби залежать від зовнішніх постачальників, і який рівень якості їхніх послуг.

І ЩЕ ОДИН – ПОРТФОЛІО ОПЦІЙ

Уявімо, що команда нашого закладу освіти сформулювала стратегічну ціль, визначила свої сильні та слабкі сторони, проаналізувала середовище, у якому працює. На основі цих даних команда створює перелік ідей, пропозицій, варіантів дій, які необхідно реалізувати, щоб досягти своєї важливої мети. Часто буває так, що на реалізацію всіх цих варіантів немає ресурсу – чи то фінансового, чи часового та людського. Тому треба визначити пріоритети – що для школи зробити важливіше та вигідніше. І тут стане в пригоді такий інструмент, як портфоліо опцій. Він дає змогу подивитися на кожну ідею чи покращення з погляду їх привабливості й ризиків.

Наприклад, у нашій умовній школі треба зробити капітальний ремонт, але на повну модернізацію бюджету немає, оскільки витрати на це скоротили з початком повномасштабної війни. Але в школи є частковий бюджет або пропозиція допомоги від місцевих підприємців.

Адміністрації закладу треба зрозуміти, із чого почати. Як це робиться в портфоліо опцій? Необхідно виписати всі пропозиції (або опції) та оцінити їхню привабливість та ризики. Для кожної з категорій є критерії.

Так, привабливість оцінюється за критеріями

• прибутковості,
• доступності для клієнтів,
• цінності з позиції клієнта.

Ризики кожного варіанта оцінюються з погляду

• розриву з поточними компетенціями,
• недостатнього потенціалу управління,
• складності знайти й домовитися з партнерами,
• недостатніх технічних ресурсів чи ноу-хау.

Потім відбувається зважування – кожному критерію надається доля зі 100 %, залежно від його важливості для закладу освіти. Кожен і кожна зі шкільної команди зважує ці критерії, з подальшим підсумуванням оцінок. Також вираховується вартість кожного варіанта. Потім варто розмістити всі варіанти на осі координат, де, наприклад, горизонталь – це привабливість, а вертикаль – це ризик. Так ви отримаєте наглядну картинку.

Якщо кожен варіант дій позначити колом із радіусом, що відповідає витратам на його реалізацію, то ви отримаєте яскраву ілюстрацію. Ті варіанти з невеликим радіусом, у яких привабливість переважає ризики, і є найбільш вигідними та важливими для реалізації в закладі освіти в першу чергу.

ОСТАННІЙ НА СЬОГОДНІ – БЕНЧМАРКІНГ

В українській освіті багато говорять про закордонний досвід і його запозичення. У нашій спільноті є як прихильники запозичень, так і противники, які говорять, що не можна переносити чийсь досвід на українські реалії. Та на цю тему можна подивитися і з іншого боку, застосувавши інструмент бенчмаркінгу.

Це методика, що визначає напрями, у яких ви можете орієнтуватися на інші організації у вашій сфері чи інших, не пов’язаних з освітою. Щоб налагодити певні процеси, ви можете подивитися, як це роблять в інших компаніях і навчитися в них. Ми, зокрема, у розробці та роботі сервісу EdWay використовували цей інструмент і вчилися в IT-сфери.

Бенчмаркінг відбувається в декілька етапів:

1. Визначення болей – проблемних напрямів, які необхідно покращити в себе.
2. Визначення зразків і метрик – тих індустрій чи сфер, які ви можете взяти як зразок, а також показників, яких ви хочете досягти.
3. Використання досвіду й метрик, які допомагають вашій організації чи закладу покращити свою роботу.

Бенчмаркінг можна використовувати різноманітно – обирати організації-зразки як у своїй сфері (у нашому випадку – освітянській), так і в інших, реалізувати як зовнішній, так і внутрішній бенчмаркінг – коли ефективні методи роботи одного відділу організації запозичуються іншим відділом.

Цей інструмент за своєю методологією відрізняється від 5 сил Портера, де необхідно аналізувати конкурентів та середовище. Адже бенчмаркінг зосереджується не на конкуренції, а на співпраці. Етичний кодекс цього інструмента передбачає легальність, конфіденційність, обмін досвідом, розуміння, і головне – контакти й співпрацю з організацією, яку ви берете як зразок для вашої.

ДЕ ДІЗНАТИСЯ БІЛЬШЕ?

Якщо ви хочете отримати більше знань та навичок зі стратегічного аналізу та менеджменту, то ці ресурси стануть вам у пригоді:

• Курс “Впровадження інновацій у школах” на Prometheus.

Цей курс для вчительства та адміністрацій закладів освіти створили фахівці Массачусетського технологічного інституту. У програмі курсу є, зокрема, формування стратегії та її реалізація, впровадження інновацій та формування партнерської спільноти навколо школи.

• Свен Сміт, Кріс Бредлі, Мартін Гірт, “Стратегія за межами “хокейної ключки””. Київ, Лабораторія, 2021.

Цю книгу написали фахівці аналітичного бюро McKinsey, які проаналізували стратегії розвитку багатьох компаній та організацій. Автори виокремили стандартні рішення і схеми, які часто не працюють, і запропонували альтернативи – як розвиватися швидше, простіше й легше. “Ми виділили кілька важелів впливу на продуктивність, які можна застосувати, щоб значно підвищити ваші шанси на успіх. Також ми окреслили соціальний аспект стратегії, чинник, через який так багато стратегій не спрацьовують“, – наголошують автори дослідження.

• Майкл Портер, “Конкурентна стратегія. Техніки аналізу галузей і конкурентів”. Київ, Наш формат, 2020.

У цій книзі Майкл Портер розглядає не лише свій інструмент 5 сил, які окреслюють конкуренцію. Також він докладно розповідає, як використати цей інструмент і при цьому врахувати особливості галузі, у якій працює організація чи заклад. Завершальним розділом книги є дослідження найважливіших типів стратегічних викликів, які можуть постати всередині галузі в ході конкурентної боротьби. Його мета – “не тільки допомогти не схибити, ухвалюючи ключові рішення, а ще й озброїти розумінням, як саме такі рішення ухвалюють конкуренти”.

Олександр Елькін, голова ГО “ЕдКемп Україна”

Титульне фото: автор – ThisIsEngineering, pexels.com